Der Dienstwagen als privater Vorteil

Die Nutzung eines Ge­schäfts wagens für private Zwecke findet auch Ein­gang in der Lohnberech­nung. Wenn das Dienstauto für pri­vate Fahrten sowie für die Fahrten vom Wohnort zur Arbeitsstätte ver­wendet wird, ist in der Lohnver­rechnung ein Sachbezugswert für die Berechnung der Lohnabgaben anzusetzen. Dieser Sachbezug ist auch dann anzuwenden, wenn das Fahrzeug Werbeaufschriften trägt oder der Arbeitnehmer verpflichtet ist, das Fahrzeug privat zu verwen­den. Lediglich Spezialfahrzeuge, wie Einsatz-, Pannen-, oder Montage­fahrzeuge, die eine private Nutzung ausschließen, sind ausgenommen.

Der zu berücksichtigende Sach­bezugswert beträgt 1,5 Prozent der Anschaffungskosten des Pkws (ein­schließlich Umsatzsteuer und Norm­verbrauchsabgabe), maximal jedoch 600 €. Wird das firmeneigene Fahr­zeug nachweislich im Jahresdurch­schnitt für Privatfahrten nicht mehr als 500 Kilometer monatlich benützt, ist der Sachbezugswert im halben Betrag, also mit 0,75 Prozent der An­schaffungskosten, maximal mit bis zu 300 €, anzusetzen.
Fahrtenbuch. Als geeigneter Nach­weis wird von der Finanzbehörde je­denfalls ein vollständiges und lü­ckenloses Fahrtenbuch verlangt. In Hinblick auf Abgabenprüfungen ist es unumgänglich, dass der Arbeit­geber die Führung und regelmäßige Abgabe des Fahrtenbuches über­wacht und kontrolliert. Jedenfalls empfehlenswert ist es, das Fahrten­buch zumindest sofort nach Jahres­ende zu verlangen. Sollte sich he­rausstellen, dass im Jahresdurch­schnitt mehr als 6000 Kilometer an Privatfahrten getätigt wurden, kann eine allfällige Nachverrechnung noch im Rahmen des 13. Laufes der Lohnverrechnung bis zum 15. Feb­ruar des Folgejahres erfolgen.
Wenige Privatfahrten. Selbst wenn das firmeneigene Fahrzeug nur mi­nimal für Privatfahrten verwendet wird, ist es dennoch nicht möglich, den Sachbezugsansatz komplett zu vermeiden. Bei Privatfahrten in sehr geringem Umfang kann als Sachbe­zug 0,50 € pro privat gefahrenem Ki­lometer angesetzt werden, wenn die­ser Wert um mehr als 50 Prozent niedriger ist als der halbe Sachbe­zugswert. In diesem Fall ist ebenfalls ein lückenloses Fahrtenbuch für alle betrieblichen und privaten Fahrten zu führen. Diese Regelung gilt auch, wenn ein firmeneigener Pkw gele­gentlich an verschiedene Arbeit­nehmer zur privaten Nutzung über­lassen wird. Steht ein Fahrzeug zwei Dienstnehmern zur Verfügung, kann der Sachbezugswert auf diese bei­den Dienstnehmer im Verhältnis der Privatnutzung aufgeteilt werden.
Bemessungsgrundlage. Bei Neu­fahrzeugen ist der Sachbezugswert auf Basis der tatsächlichen An­schaffungskosten (einschließlich Umsatzsteuer und Normverbrauchs­abgabe) zu ermitteln. Auch im Falle eines vorsteuerabzugsberechtigten Fahrzeuges ist der Sachbezugswert immer vom Bruttobetrag des Fahr­zeuges zu ermitteln.
Die Anschaffungskosten schließen auch Sonderausstattungen wie etwa die Klimaanlage, das Autoradio oder ein im Bordcomputer integriertes Navigationssystem ein. Nicht einzu­rechnen sind lediglich selbstständig bewertbare Sonderausstattungen, dazu zählen zum Beispiel transpor­table Freisprecheinrichtungen oder Navigationssysteme.
Bei Gebrauchtfahrzeugen ist grundsätzlich vom Neupreis zur Zeit der ersten Zulassung auszugehen. Können die tatsächlichen ursprüng­lichen Anschaffungskosten nachge­wiesen werden, können diese als Ba­sis für die Berechnung des Sachbe­zugswertes herangezogen werden.
Niedrigerer Sachbezugswert. Um den Sachbezug und somit die Be­messungsgrundlage für Sozialversi­cherung und Lohnsteuer zu ver­mindern, kann mit den Mitarbeitern ein Kostenbeitrag vereinbart wer­den. Dieser kann entweder als lau­fender Kostenbeitrag (pauschal oder kilometerabhängig) oder auch als ein einmaliger Kostenbeitrag bei der Anschaffung des Fahrzeuges ver­einbart werden. Durch diesen Kostenbeitrag wird somit entweder von vornherein der gekürzte Anschaffungswert für die Sachbezugsbewertung herangezo­gen oder die laufenden Sachbezüge werden anteilig gekürzt. Wird mit dem Arbeitnehmer vereinbart, dass dieser die Treibstoffkosten für die privaten Kilometer selbst trägt, ver­mindert diese Vereinbarung aller­dings den Sachbezugswert nicht.
Widerruf der Privatnutzung. Wird dem Dienstnehmer etwa im Zuge ei­ner Dienstfreistellung oder Verset­zung in den Innendienst der Firma der Pkw entzogen (auch wenn die Versetzung sachlich gerechtfertigt ist), ist dem Dienstnehmer der Wert der Privatnutzung in Entgelt abzu­gelten.
Das Problem liegt hier vielfach in der Berechnung der Höhe der Ab­geltung. Der Oberste Gerichtshof vertritt die Ansicht, dass der durch den Wegfall der Privatnutzung ent­stehende Mehraufwand als Entgelt angesehen werden kann. Es wird da­rauf abgestellt, was sich der Dienst­nehmer durch den Sachbezug tat­sächlich erspart hat (etwa Wieder­beschaffungskosten im Sinne von Kredit- oder Leasingraten, laufende Kosten). In den Fällen, in denen der Mehraufwand nicht oder nur schwer messbar ist, sind die amtlichen Sach­bezugswerte als Richtlinie heranzu­ziehen. In Streitfällen hat der Dienst­nehmer zu beweisen, dass der wah­re Wert der Privatnutzung eines Fir­men- Pkw die amtlichen Sachbezugs­werte übersteigt.
Tipp: Im Hinblick auf Abgabenprü­fungen sollte, jedenfalls beim Ansatz des halben Sachbezuges, auf die Führung eines lückenlosen Fahr­tenbuches geachtet werden.