Lohnsteuercheck am Jahresende: Was Arbeitgeber prüfen sollten

Wurden neben dem Lohn auch andere Zahlungen wie etwa Zuschläge oder Zulagen korrekt abge­rechnet? Das sollten Arbeitgeber noch im alten Jahr zur letzten Lohnver­rechnung des Jahres überprüfen.

Steuerfreie Zuschläge für Sonntags­, Feiertags-, und Nachtarbeit sowie Schmutz-, Erschwernis- und Gefah­renzulagen sind bei Erfüllung aller Voraussetzungen bis zu einem Betrag von 360 € pro Monat als steuerfreie Zuschläge zu behandeln. Werden während des Urlaubes mit dem lau­fenden Urlaubsentgelt Zulagen aus­bezahlt, sind diese steuerpflichtig, weil während dieser Zeit keine Ar­beitsleistung unter den im Gesetz ge­nannten Voraussetzungen erbracht wird. Es bestehen seitens der Fi­nanzverwaltung keine Bedenken, wenn zur Berücksichtigung der Ur­laubszeit die Steuerfreiheit für elf von zwölf Kalendermonaten gewährt wird. Wurden Zulagen das ganze Jahr steuerfrei abgerechnet, können diese aus Vereinfachungsgründen in der De­zemberlohnverrechnung steuer­pflichtig behandelt werden. Zulagen und Zuschläge, die im laufenden Ar­beitslohn, der an den Arbeitnehmer in Krankheitsfall weitergezahlt wird, enthalten sind, bleiben hingegen auf­grund der ausdrücklichen gesetzli­chen Regelung im § 68 Abs. 7 EStG 1988 steuerfrei. Die Schnittberechnung. Aufgrund ar­beitsrechtlicher Regelungen ist dem Mitarbeiter für Nichtleistungszeiten (Urlaub, Krankenstand, Feiertage) das regelmäßige Entgelt zu zahlen. Re­gelmäßiges Entgelt ist jenes Entgelt, das dem Arbeitnehmer gebührt hätte, wenn der Urlaub nicht angetreten worden wäre. Als Bestandteile des re­gelmäßigen Entgelts gelten Über­stundenpauschalen sowie Leistungen für Überstunden, die aufgrund der Arbeitszeiteinteilung zu erbringen ge­wesen wären, wenn der Urlaub nicht angetreten worden wäre. Lässt sich die tatsächliche Anzahl der Überstunden, die der Arbeitneh­mer geleistet hätte, wenn er während des Urlaubes oder des Krankenstan­des gearbeitet hätte, nicht feststellen, dann ist eine Durchschnittsberech­nung auf Basis von Vergangenheits­werten vorzunehmen. Es ist durchaus denkbar, diese sogenannte „Schnitt­berechnung“ für Nichtleistungszeiten noch nachträglich in der Dezember­Abrechnung zu berücksichtigen. Der Sachbezug. Ebenfalls zumindest am Jahresende sollte die Lohnver­rechnung überprüfen, ob die Bemes­sungsgrundlage für den Sachbezug ei­nes Pkws oder einer Firmenwohnung noch die richtige Höhe aufweist. Kön­nen Mitarbeiter das firmeneigene Fahrzeug für Privatfahrten verwen­den, ist bei einer Privatnutzung von nicht mehr als 500 Kilometer monat­lich der Sachbezugswert im halben Betrag 0,75 Prozent der Anschaf­fungskosten, maximal 300 € anzuset­zen. In diesem Fall wird von der Fi­nanzbehörde als geeigneter Nachweis jedenfalls ein vollständiges und lü­ckenloses Fahrtenbuch verlangt. In Hinblick auf Abgabenprüfungen ist es unumgänglich, dass der Arbeit­geber die Führung und regelmäßige Abgabe des Fahrtenbuches überwacht und kontrolliert. Empfehlenswert ist es, das Fahrtenbuch zumindest sofort nach Jahresende zu verlangen. Sollte sich herausstellen, dass im Jahres­durchschnitt mehr als 6000 Kilome­ter an Privatfahrten getätigt wurden, kann eine allfällige Nachverrechnung noch im Rahmen des 13. Laufes der Lohnverrechnung bis 15. Februar des Folgejahres erfolgen. Die Prämie. Wird am Jahresende über­legt, Mitarbeitern eine zusätzliche Prä­mie zu gewähren, sollte jedenfalls überprüft werden, ob das Jahres­sechstel schon ausgenützt wurde. Wenn Sachbezüge vorliegen und/oder bestimmte Entgelte, zum Beispiel Überstundenzuschläge nur zwölf Mal pro Jahr ausbezahlt wurden, ist das Jahressechstel mit dem 13. und 14. Ge­halt noch nicht voll ausgeschöpft. Für eine Prämie in dieser Höhe würde für das noch nicht voll ausgenützte Jah­ressechstel nur sechs Prozent Lohn­steuer anfallen. Lohnnebenkosten fallen in voller Höhe an. Die Stunde der Bescherung. Weih­nachtsgeschenke, die der Arbeit­nehmer vom Arbeitgeber erhält, stel­len grundsätzlich lohnsteuerpflich­tigen Arbeitslohn dar. Der geldwer­te Vorteil aus der Teilnahme von Be­triebsfeiern (z.B. Weihnachtsfeier) in der Höhe von 365 € sowie emp­fangene Weihnachtsgeschenke von bis zu 186 € jährlich sind steuer- und beitragsfrei. Damit die Steuerfreiheit gegeben ist, darf das Weihnachtsge­schenk allerdings keine individuelle Entlohnung darstellen, sondern muss allen oder Gruppen von Arbeitneh­mern gewährt werden. Die Lohnsteuerrichtlinien halten fest, dass zu den Geschenken auch Gutscheine und Geschenkmünzen zählen, die nicht in Bargeld abgelöst werden können. So sind Golddukaten oder Goldmünzen, bei denen der Goldwert im Vordergrund steht, eben­falls als Sachzuwendungen anerkannt. Die Abhaltung einer besonderen Fei­er ist nicht Voraussetzung dafür, dass das Weihnachtsgeschenk steuer- und sozialversicherungsfrei bleibt.